Як можна виграти тендер та що для цього потрібно?

Як можна виграти тендер та що для цього потрібно?

Участь в закупівлі являється неоціненним досвідом для всіх учасників. Звичайно, що головне тут, на відміну від Олімпійських ігор, не участь, а перемога, оскільки підготовка займає багато часу, сил та грошей. Навіть, якщо компанія ідеально відповідає всім вимогам замовника, перемога не завжди досяжна. В деяких випадках замовник може поставити умови так, що все одно переможе той учасник, який потрібен замовнику.

Декілька правил участі в торгах

  1. Ставши учасником тендеру ви погоджуєтесь дотримуватись всіх правил проведення тендера. 
  2. Здійснюючи оформлення пропозиції (вона повинна бути оформлена згідно з тендерною документацією замовника), ви підтверджуєте те, що маєте в наявності весь обсяг ресурсів, який знадобиться в разі перемоги і підписання договору.
  3. Пропозицію бажано оформити без помилок і описок, щоб не довелося усувати їх протягом 24 годин.
  4. Крім правильного оформлення пропозиції, слід добре опрацювати тендерну документацію, оскільки, іноді, можна втратити шанс на участь, упустивши дрібні деталі, описані там.

Тендерна документація

Що потрібно зробити для перемоги у закупівлі? В першу чергу потрібно правильно зібрати та оформити тендерну пропозицію, що дасть вам перевагу перед конкурентами в очах замовника ще на етапі попереднього відбору. Умови подачі пропозиції зазначаються в тендерній документації замовника. 

Тендерна документація містить в собі велику кількість документів, тому, якщо ви отримали запрошення одразу перед закінченням періоду подання пропозиції, краще взагалі відмовитись від участі, оскільки часу на оформлення у вас не буде. Немає стандартного набору документів для всіх торгів. Кожне підприємство чи організація складає перелік вимог «під себе». Крім того, перелік документів залежить і від галузі, в якій працює компанія.

Обов’язково звертайте увагу не тільки на дату, але і на час до якого приймають заявки. Найкраще, щоб пропозиція була сформована мінімум за декілька днів до кінцевого строку прийому, оскільки ви зможете її ще декілька разів перевірити перед поданням.

Базова документація, що необхідна для участі в тендерах.

  1. Заявка, завірена та підписана власником компанії чи підприємства.
  2. Опис документів, що додані до заявки.
  3. Копії установчих документів юридичної особи та Статуту.
  4. Копія Свідоцтва про державну реєстрацію.
  5. Копія ЄДРПОУ (строк давності – не пізніше 15 днів).
  6. Список осіб, які представляють учасника.
  7. Копія наказу про обов’язки головного бухгалтера.
  8. Довідка про відсутність податкової заборгованості.
  9. Фінансова податкова звітність компанії, яка завірена податковим інспектором за 3 попередні звітні періоди.

Як святкувати перемогу на етапі подання документів

Беручи до уваги те, що попередній відбір кандидатів починається ще на етапі подання заявок, то необхідно підготуватись до того, що найменша неуважність в оформленні документації може знизити шанси на перемогу, або взагалі закрити доступ до цього тендеру. Тому слід прислухатись до наступних порад:

  1. Підписи в документації повинні бути проставлені синіми чорнилами.
  2. Підпис має бути акуратним і розбірливим.
  3. Використовуйте якомога більше таблиць та графіків.
  4. Постарайтесь якомога більше зблизитись з представниками компанії-замовника (телефонуйте, якщо у вас виникли якісь питання з приводу оформлення, а після цього відправте лист подяки через електронну пошту чи телефон за надану вам інформацію, з заміткою, що чекаєте позитивного для себе рішення).
  5. Користуйтесь нормальними діловими шрифтами в друкованій документації.
  6. Розробляючи документацію, краще акцентувати увагу на малій вартості, якості і привабливих умовах поставки продукції чи послуг.
  7. Непогано представити рекомендації від партнерів, які користуються послугами вашої компанії (для замовника це дуже важливо).
  8. Ваші можливості повинні повністю відповідати вимогам замовника. Якщо ви перемогли, але виконати умови контракту не в змозі, то ви не тільки будете змушені сплатити великі штрафи, а й зіпсувати собі репутацію.

Якщо ви вже вигравали попередні тендери, не факт, що виграєте і наступний, оскільки конкуренти можуть запропонувати більш привабливі умови. Слід пам’ятати, що участь в торгах дуже важлива, оскільки це неоціненний досвід. Навіть відсутність перемоги дає можливість проаналізувати слабкі сторони вашої компанії і підтягнути їх до наступного тендера.

Сходинка до перемоги

Постійна участь в торгах допоможе вам набути достатнього досвіду, отримати нові навички і з кожним разом наближуватись до перемоги, раз по раз краще оформлюючи документацію. Необхідно постаратись навчитись приймати участь в невеликих торгах. Звичайно, що великого прибутку одразу отримати не вийде, але це вже перша сходинка до успіху.

Як можна перемогти в великих торгах

–У першу чергу необхідно підібрати команду спеціалістів, які зможуть приймати участь в підготовчих процесах самостійно, не відволікаючи вас від керівництва компанією. Іноді тендерну пропозицію можуть приймати без особистої розмови. Тут потрібно бути уважним, оскільки може мати місце корупційна складова.

– Якщо ж компанія-замовник відкрита до спілкування, слід уточнити, яку інформацію потрібно зібрати, на що робити головний акцент.

– Постарайтесь дізнатись контакти осіб, які відповідальні за прийняття рішення, а також осіб, які відповідальні за торги.

– Постарайтесь дізнатись про структуру торгів, а також строки прийняття рішень. Якщо це можливо, постарайтесь отримати інформацію про конкурентів (їх сильні та слабкі сторони).

– Опрацюйте всі вимоги, що містяться в тендерній документації замовника.

– Якщо мова йде про державні закупівлі, потрібно постаратись навести контакти з керівництвом підприємства чи організації, оскільки в таких структурах рядові посадовці рішень не приймають.

– Якщо тендер багаторівневий, не потрібно одразу вписувати мінімальну вартість, краще кілька відсотків зарезервувати для отримання більшого прибутку.

– Не робіть вартість товару чи послуги  для закупівлі нижчою, ніж собівартість для вашої компанії, оскільки конкуренти можуть дізнатися її і почати демпінгувати ціни під час тендеру.

– Обов’язково потрібно підготуватись до «живої» участі в тендері. Підготуйте промову, акцентуйте на головних моментах, підготуйтесь до несподіваних запитань, а також підготуйте кілька запитань до конкурентів.

Тендерний супровід

Тендерний супровід являється послугою, спрямованою на забезпечення процесу участі компанії в торгах. Головною ціллю тендерного супроводу є створення всіх умов (на правовому рівні) для того, щоб клієнту була практично гарантована перемога в торгах. Якщо ви бажаєте підписати контракт з замовником, але відповідного досвіду участі в тендерах немає, або досвід є, але він достатньо малий, краще не ризикувати, особливо якщо мова йде про державні закупівлі, де фігурують великі об’єми поставок, а, значить і велика кількість зацікавлених у перемозі гравців ринку.