• Укр
• Рус

Закупівля без використання електронної системи

Подтверждение соответствия системы менеджмента качества требованиям ISO 9001:2015, надзорный аудит системы менеджмента качества

Содержание услуг, предоставляемых по Договору: Этап 1 Оценка анкет DEKRA, заполненных Заказчиком. Проверка и оценка документации CM Заказчика. Заказчик предоставляет сертификационному органу руководство по качеству, действующее на предприятии Заказчика, по системам менеджмента со всеми изменениями. Этап 2 Ресертификационный аудит по международному стандарту ISO 9001:2015. Оформление, регистрация и выдача сертификатов DEKRA. (Выдается два экземпляра сертификатов, определенных 2. Заказчиком в заказе на сертификаты, на английском и украинском языках). Подробное описание процедуры сертификации/ресертифікації и отдельных этапов содержится в Приложении 2 («Общие положения и условия сертификации систем менеджмента») к настоящему Договору и в международном стандарте ISO 19011:2011.Общие положения и условия сертификации систем менеджмента, которые используются в сертификационном органе в соответствии с ISO/IEC 17021-1:2015 (ДСТУ EN ISO/IEC 17021-1:2015) 1. Общие положения Сертификационный орган предлагает своим потребителям, заинтересованным в сертификации (далее - «заказчик») услуги, относящиеся к сертификации систем менеджмента, чтобы подтвердить выполнение требований через независимый орган по сертификации. 2. Применение 2.1 Общие положения и условия применяются в Сертификации систем менеджмента (далее – СМ). 2.2 Процесс включает подготовку к сдаче сертификационного аудита, проверку документации, 1-й и 2-й этапы сертификационного аудита, кроме того, выдачу сертификата надзорные аудиты, и, в конце, ресертификационный аудит. 2.3 Как правило, процесс сертификации включает Декларацию (Заявление), в котором заказчик гарантирует соблюдение Общих правил и положений и признает их. 3. Процесс сертификации 3.1 Подготовка заказчика к сертификации 3.1.1 Информативное интервью (стадия предварительного контакта) Сертификационный орган перед заключением контракта проводит переговоры с заказчиком; интервью и может включать следующие позиции: задачи и цели получения сертификата; основания для получения сертификата; курс процесса сертификации; основные стандартные документы, степень соответствия, область действия ожидаемые затраты временные рамки, и тому подобное. Выполнение последующих стадий сертификации следует после заключения договора (контракта) и регистрации его в органе по сертификации. 3.1.2 Подготовка к сертификационному аудиту 3.1.2.1 Заказчик получает Опросный лист – Заявку на сертификацию для подготовки к сертификации. Заполненный опросный лист возвращается в сертификационный орган. Он служит для того, чтобы сделать предварительную оценку, соответствует ли система менеджмента заказчика элементарным требованиям для сертификации. В то же время определяется область действия и степень соответствия согласованного стандарта, если это не было представлено на предыдущем интервью. Кроме того, заказчик определяет представителя руководства, как контактное лицо, которая будет ответственна за процесс сертификации. 3.1.2.2 Заказчик информируется о результатах предварительной оценки. В то же время сертификационный орган сообщает заказчику имена ожидаемых аудиторов. Соблюдаются нормативно-регуляторные правила о запрете для аудиторов осуществлять консультационную деятельность. 3.1.2.3 Заказчик имеет право отклонить назначенного аудитора, и сертификационный орган обязан предложить другую кандидатуру. 3.1.2.4 Сертификационный орган может также проводить другое предварительное оценивания, например: Предварительная оценка системы менеджмента на основе предоставления основной документации. Эта предварительная оценка указывает на слабые места в описании системы менеджмента по сравнению с требованиями соответствующего стандарта. Заказчик информируется о результатах предварительной оценки. Проведение предварительного аудита. Предварительный аудит указывает на слабые места в системе. Возможность проведения предварительного аудита согласовывается с заказчиком. Обычно предварительный аудит проводится одним аудитором из группы, запланированной на сертификационный аудит, если это возможно. Заказчик информируется о результатах на заключительном совещании. Кроме того, может быть согласовано предоставление отчета о предварительный аудит. Эти предварительные оценки, если необходимо, могут быть включены в контракт. Однако они – не необходимое условие для проведения сертификации. Заказчик не получает сертификатов вследствие предварительной оценки или проведения предыдущего аудита. Предварительный аудит может быть проведен только один раз. 3.2 Сертификационный аудит Сертификационный аудит обычно проводится двумя аудиторами. Если при оценке системы менеджмента возникают профессиональные проблемы, то приглашается эксперт. В начале этапа аудита заказчик получает согласованный план аудита. Во время аудита, аудиторы оценивают эффективность внедренной системы менеджмента. Это определяется степенью соответствия системы определенному стандарту или правилам. Опросный лист для подготовки к сертификации служит руководством для проведения аудита и не запрещает аудиторам ставить и проверять другие вопросы. Аудиторы должны проверить практическое использование документированной системы и оценить выполнение нормативных требований, которые формируют основу для сертификации. Первичная сертификация проводится в 2 этапа. 3.2.1. 1-й этап аудита, проверка и оценка документации. На этом этапе выявляется степень готовности системы менеджмента заказчика к сертификации. На 1-ом этапе аудита также выполняется проверка документации. Во время этого этапа аудиторы проверяют соответствуют ли основные документы системы менеджмента заказчика (Руководство по качеству и другие соответствующие документы, такие как: должностные и рабочие инструкции, свод законодательных требований и требований к окружающей среде и тому подобное), которые действуют, требованиям стандарта. 1-й этап аудита обычно проводится в офисе организации, подлежащей аудиту; предварительная оценка документации может производится заранее в офисе ООО «ГЛОБАЛ СЕРТИФИК». Заказчик получает отчет о результатах 1-го этапа аудита. Если документация системы менеджмента не соответствует требованиям стандарта, то 1-й этап аудита может быть на дополнительном интервью заменен на предварительный аудит по желанию заказчика. 3.2.2 2-й этап аудита: Он служит для оценки применимости и эффективности системы менеджмента и всегда проводится у заказчика. 3.2.3 Аудиты СМ могут комбинироваться с аудитами других систем менеджмента при условии, что все требования соответствующих стандартов перекликаются, и качество проведения аудита, в результате такого комбинирования, не пострадает. 3.2.4 Когда аудит завершен, заказчик информируется членами группы аудита о результатах аудита во время заключительного совещания. Также, если необходимо, согласовываются сроки проведения действий, корректируются. 3.2.5 Если в ходе аудита были выявлены отклонения, и для некоторых подразделений необходим повторный аудит, то определяется его дата. Повторный аудит должен проводиться в пределах 6 месяцев в случае сертификационного аудита и 3 месяцев в случае надзорного аудита от даты проведения аудита. 3.2.6 Ведущий аудитор является ответственным за согласование команды повторного аудита. Повторный аудит проводится согласно обоснованности выявленных отклонений в зависимости от вышеописанных ситуаций. Для определения даты выполнения положительного заключения повторного аудита необходимо руководствоваться сроком действия сертификата. Необходимо отметить, что повторный аудит может быть проведен только один раз. 3.2.7 Если в ходе сертификационного аудита были выявлены серьезные отклонения, в связи с которыми невозможна выдача сертификата даже в случае применения действий, корректируются, сертификационный орган уведомляет заказчика о прерывании сертификационного аудита и рекомендует проведение предварительного аудита. Предварительный аудит разрешается проводить только один раз. Если заказчик соглашается на предварительный аудит, то согласовывается дальнейшая процедура проверки. 3.2.8 Расходы на и повторный сертификационный аудиты регламентируются действительными соглашениями (договорами). Заказчик обязан оплатить услуги по проведению сертификационного (ресертификационного) и надзорных аудитов в полном объеме, независимо от результата аудита. 3.3 Выдача сертификата надзорные аудиты и сертификационные аудиты. 3.3.1 Для того, чтобы выдать сертификат, необходимо проверить, соответствует ли система менеджмента на предприятии заказчика требованиям, представленным в определенных стандартах в форме процедуры по сертификации, представленной выше, и закончился аудит с положительными результатами. 3.3.2 Выдача сертификата 3.3.2.1 Сертификационный орган принимает решение о выдаче сертификата заказчику на основе удачного процесса сертификации в целом и положительной оценки согласно внутренних процедур DEKRA. Для этой цели аудиторы предоставляют сертификационному органу отчеты по результатам аудита. После рассмотрения отчета и обсуждение результатов Сертификационным Комитетом, принимает решение, копия отчета об аудите немедленно направляется заказчику. В то же время оцениваются комментарии заказчика по предоставленному отчету. 3.3.2.2 Сертификат действителен в течение 3-х лет при условии ежегодных надзорных аудитов системы менеджмента заказчика с положительными результатами. В особых случаях, если это оправдано, возможно проведение внеочередного краткосрочного аудита. Перед окончанием срока действия сертификата проводится ресертификационный аудит для продления срока действия сертификата еще на 3 года. 3.3.3 Надзорные аудиты Дата надзорного аудита регулируется датой выдачи сертификата. Надзорный аудит проводится на протяжении срока действия сертификата как минимум через год, в соответствующие даты, в пределах -3/0 месяцев. Надзорные аудиты всегда включают: внутренние аудиты и проверки системы менеджмента, проводимые заказчиком; проверка корректирующих действий, указанных в течение предыдущего аудита; проверка эффективности системы менеджмента; работа с плановыми действиями, нацеленная на постоянное улучшение; проверка претензий от потребителей и сообщений от внешних заинтересованных сторон; проверка изменений в документации системы менеджмента; постоянный оперативный контроль; использование сертификата, знака DEKRA и других документов, относящихся к сертификации. Заказчик предоставляет сертификационному органу руководство по качеству, действующее по системам менеджмента со всеми изменениями. Надзорный аудит базируется на отчетах об аудитах и детальных отчетах об отклонениях, выявленных в предыдущих аудитах. Надзорный аудит обычно проводится одним аудитором, дата согласовывается с аудитором, заказчику отправляется отчет об аудите. 3.3.4 Ресертификационные аудиты Ресертификация проводится до даты окончания срока действия сертификата для продления его срока действия. В течение ресертификационного аудита проверяется система менеджмента в целом. Для этой цели заказчик предоставляет сертификационному органу руководство по качеству, действующее по системе менеджмента со всеми внесенными изменениями. 4. Общие положения и условия 4.1 Права и обязанности сертификационного органа 4.1.1 Сертификационный орган берет на себя обязательства сохранять всю информацию об организации заказчика в конфиденциальности и использовать ее только в согласованных с заказчиком целях. Документация заказчика не должна передаваться третьим лицам. Исключение может возникнуть при передаче детальных отчетов, в случае возникновения споров между сторонами, арбитражных судов или уполномоченных органов, как определено в п. 4.2.6. этого Приложении 2 к Договору. Заказчик может освободить сертификационный орган от обязательства на свое усмотрение. 4.1.2 Обязательства сертификационного органа по отношению к заказчикам определяются законодательством Украины. Сертификационный орган обязан следить за правильным использованием заказчиком сертификата. 4.2 Обязанности и ответственность заказчика. 4.2.1 Заказчик обязан соблюдать требования по сертификации и предоставлять всю информацию, необходимую для аудита. 4.2.2 Заказчик вовремя предлагает кандидатуру контактного лица, уполномоченного вести переговоры с аудиторами сертификационного органа и предоставляет аудиторам возможность перемещаться по тем объектам, рабочим помещением предприятия заказчика, которые имеют отношение к аудиту, с соблюдением аудиторами Правил внутреннего трудового распорядка предприятия Заказчика, Правил техники безопасности и охраны труда, Пожарной безопасности. За не соблюдение аудиторами выше указанных правил, - Заказчик ответственности не несет. 4.2.3 После выдачи сертификата заказчик должен информировать сертификационный орган в письменной форме: обо всех важных изменениях в сертифицированной системе; об изменениях в структуре компании, что существенно влияют на систему. 4.2.4 Перед каждым надзорным и ресертифікаційним аудитом заказчик должен предоставить доступ ко всей документации по системам менеджмента, руководства по качеству и списка проведенных изменений. 4.2.5 Заказчик обязуется документировать все недостатки системы менеджмента и методы их устранения. В то же время заказчик обязуется производить эти записи доступными для сертификационного органа DEKRA. 4.2.6 Заказчик соглашается, что информация, относящаяся к процессу аудита СМ будет доступной для других уполномоченных органов. К этим органам относятся группы рецензентов и наблюдателей со стороны аккредитационного органа, например CAI, предназначенных надлежащим образом ЭА-проверяющих, наделенных полномочиями. Заказчик также соглашается с возможным присутствием группы проверяющих в процессе аудита, то есть так называемых свидетелей аудита. 4.3. Использование сертификата и знака DEKRA 4.3.1 Заказчик может использовать сертификат и знак для коммерческих целей, например как доказательство для третьих сторон и власти. Если сертификация используется для продвижения, заказчик должен предоставить сертификационному органу шаблон рекламного проекта для утверждения и возможного предотвращения введению в заблуждение или некорректного использования сертификата. 4.3.2 Невозможно любое использование сертификата или знака (например, искажение или использование фрагмента), что вводит в заблуждение, а также такое использование сертификата или знака, которое может произвести впечатление, что продукция или производственный процесс являются сертифицированными. Заказчик не может вносить изменения в сертификат или в знак. Право использования знака предоставляется на основе соглашения, подписанного сторонами после положительного результата сертификации. В соглашении отражены условия использования и образец графической формы знака. Если знак используется в любой другой форме или путем, не предусмотренным соглашением, заказчик должен предоставить проект использования знака сертификационному органу для утверждения. Условиями для дальнейшего использования сертификата или знака являются наблюдательные и ресертификационные аудиты. 4.4 Аннулирование, изъятие и прекращение действия сертификата 4.4.1 Срок действия сертификата прекращается в случае, если: заказчик объявляет банкротство; организация заказчика была передана другому субъекту (так называемое «банкротство с преемником»); заказчик отказался от сертификации; срок действия сертификата истек и заказчик не обратился за продлением срока действия сертификата (ресертифікацією); 4.4.2 Сертификационный орган имеет право изъять сертификат, если: заказчик злоупотреблял сертификатом (использовал в целях, не утвержденных правилами, например, для не сертифицированной организации, части организации, которая не подвергалась сертификации, или для другой области действия сертификации, не заявленной в сертификате); надзорный аудит не подтверждает соответствие системы менеджмента требованиям стандартов и в то же время не применяется п. 4.4.3; надзорный аудит не был проведен по вине заказчика и в то же время не применяется п. 4.4.3; владелец сертификата отклоняет в письменной форме изменения в Общих требованиях и нормах в пределах 6 месяцев после вступления в силу их или после того, как заказчик ознакомился с ними; услуги по сертификации не были уплачены в пределах крайнего срока (даже после напоминания); существуют другие причины для изъятия сертификата. 4.4.3 Сертификационный орган имеет право приостановить действие сертификата, если: Надзорный аудит не может быть проведен в определенные даты по вине заказчика, в то же время заказчик требует отсрочки надзорного аудита, а раздел сертификационного органа оценивает причины отсрочки и выносит определение. Прекращение действия сертификата остается в силе, пока надзорный аудит должным образом не будет произведен в установленные даты в течение 6 месяцев от первоначально установленной даты; дата выдачи сертификата рассматривается как первоначально установленная дата. Если дата не определена по вине заказчика, то п. 4.4.2 применяется аналогично. Надзорный аудит подтверждает, что заказчик не применяет некоторые условия сертификации систем менеджмента, и в то же время сертификационный орган может предложить действия, которые корректируются в течение крайнего срока, 3 месяца от проведения надзорного аудита, как минимум. Если дата проведения не определена по вине заказчика, то п. 4.4.2 применяется аналогично. Период приостановки сертификата может продолжаться до 9 месяцев, после чего если очередной аудит не был проведен и сертификат не был продлен, то он изымается согласно п. 4.4.2. 4.4.4 В случае аннуляции сертификата согласно п. 4.4.1 или изъятия сертификата в соответствии с п. 4.4.2., он удаляется из списка сертифицированных заказчиков, и заказчик не имеет права декларировать сертифицированную систему качества или использовать сертификат или знак как доказательство сертифицированной системы менеджмента. Прекращение срока действия сертификата согласно п. 4.4.3 не разглашается сертификационным органом; заказчик уведомляется в письменной форме, что до возобновления действия сертификата он не имеет права использовать сертификаты, знак, как доказательство сертифицированной системы менеджмента. 4.5 Сертификационные записи Сертификационный орган сохраняет все записи по сертификационных, надзорных, ресертифікаційних аудитах систем менеджмента заказчиков, подтверждающих выполнение работ. Эти записи хранятся в течение 10 лет. Сертификационный орган также сохраняет записи с областью действия предприятий заказчиков и даты выдачи и окончания срока действия сертификатов, списки приостановленных и изъятых сертификатов. Эти списки публикуются на сайте DEKRA. 4.6 Уведомление заказчика об изменениях в процедуре сертификации Сертификационный орган письменно информирует заказчика (держателя сертификата) о любых существенных изменениях в сертификационных и контрольных процедурах, изменениях в стандартах или требованиях, на которых базируется сертификация. Кроме того, сообщения об изменениях доступны на сайте DEKRA. 5. Жалобы и апелляции (исправительные меры) Заказчик может опротестовать результат процесса сертификации (решение сертификационного органа о выдаче сертификата – см. п. 3.3), подать апелляцию, и, в дальнейшем, подать жалобу на сертификационный орган по поводу оценки и процедур. Мероприятия должны быть представлены в письменном виде, оправданы и с необходимыми доказательствами. Председатель сертификационного органа выбирает исправительные меры, относящиеся к оценке или результатов сертификации в первой инстанции, Совет по сертификации DEKRA выносит постановление во второй инстанции. Разрешена апелляция в первой инстанции. Апелляция может подаваться в течение 14 дней от доведенного письменного объявления результата аудита заказчику; жалоба – в течение 14 дней от причины возникновения. Первая инстанция должна рассмотреть апелляцию жалобу в течение 30 дней от даты ее регистрации или передать его для рассмотрения в другую инстанцию в пределах того же крайнего срока. Вторая инстанция решает вопрос в течение максимум 40 дней от даты получения документов от первой инстанции. Жалоба должна быть урегулирована в течение 30 дней; в течение 60 дней в особо сложных случаях. Остальные детали разъяснена в Процедурах сертификационного органа, которая доступна по запросу. 6. Заключительные условия Общие положения и условия формируют составляющие соглашения между ООО «ГЛОБАЛ СЕРТИФИК» и Заказчиком, то есть сделка может ссылаться на них в некоторых условиях. Общие положения и условия закрепляются подписями сторон. 7. Срок действия и изменения в Общих положениях и условиях 7.1 Общие положения и условия вступают в силу с момента их подписания и прекращают свое действие при вступлении в силу новых Общих положений и условий.

• Условия закупки